Πολιτική Απορρήτου του Kronn ERP

01Ποιοι είμαστε και τι καλύπτει

Το Kronn ERP παρέχεται από την «ΜΑΡΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΟΔΥΣΣΕΑΣ», ατομική επιχείρηση με διακριτικό τίτλο «Kronn» (ΑΦΜ 176307607, ΓΕΜΗ 196859503000) («Kronn», «εμείς»). Επικοινωνία για θέματα δεδομένων: hello@kronn.gr, +30 693 487 1363.

Η πολιτική αφορά την εφαρμογή στο erp.kronn.gr, τη διεπαφή της (api.kronn.gr) και τα email που στέλνει. Δεν έχουμε ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO)· για κάθε θέμα γράψτε μας στο παραπάνω email.

02Δύο ρόλοι: υπεύθυνος και εκτελών

Για τα στοιχεία του λογαριασμού σας — των χρηστών και της επιχείρησης ως πελάτη μας — είμαστε υπεύθυνος επεξεργασίας.

Για τα δεδομένα που καταχωρίζει ή φέρνει η επιχείρησή σας στην εφαρμογή (πελάτες, παραστατικά, παραστατικά εξόδων και τα αρχεία τους, κινήσεις τράπεζας, ραντεβού, οδηγοί, αποστολές, έγγραφα προς υπογραφή) υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η επιχείρησή σας και εμείς εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό της (άρθρο 28 ΓΚΠΔ), όπως ορίζουν οι Όροι Χρήσης του Kronn ERP.

Αν είστε πελάτης ή συνεργάτης μιας επιχείρησης που χρησιμοποιεί το Kronn ERP και θέλετε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, απευθυνθείτε σε εκείνη. Αν έρθετε σε εμάς, θα προωθήσουμε το αίτημά σας.

03Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε ως υπεύθυνος

Η εφαρμογή κρατά τη διεύθυνση IP μόνο στη μνήμη, για τα όρια προσπαθειών (π.χ. 20 συνδέσεις ανά 5 λεπτά)· δεν αποθηκεύει ιστορικό συνδέσεων. Το δίκτυο της Cloudflare και ο διακομιστής ιστού τηρούν τεχνικά αρχεία καταγραφής για την ασφάλεια και τη διάγνωση σφαλμάτων.

Δεν στέλνουμε διαφημιστικά email ή newsletter, δεν πουλάμε δεδομένα, δεν δημιουργούμε προφίλ και δεν λαμβάνουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις με έννομα αποτελέσματα. Η υπηρεσία στέλνει δεδομένα σε πάροχο τεχνητής νοημοσύνης μόνο για τη σάρωση παραστατικών εξόδων, όταν η επιχείρησή σας τη χρησιμοποιεί, όπως περιγράφει η ενότητα «Σάρωση παραστατικών εξόδων με AI».

04Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό της επιχείρησής σας

Ανάλογα με τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε:

• Πελάτες και συνεργάτες: επωνυμία ή ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ΔΟΥ, δραστηριότητα, διεύθυνση, χώρα, email, τηλέφωνο, πρόσωπο επικοινωνίας, σημειώσεις.
• Παραστατικά, εισπράξεις και πληρωμές: είδη, ποσά, ΦΠΑ, τα στοιχεία του πελάτη όπως ήταν τη στιγμή της έκδοσης, ΜΑΡΚ και UID της ΑΑΔΕ, το αίτημα προς τον Πάροχο και η απάντησή του, το αρχείο PDF.
• Κινήσεις τράπεζας: ημερομηνία, ποσό, νόμισμα, όνομα και IBAN αντισυμβαλλομένου, αιτιολογία και τα στοιχεία της κίνησης όπως τα δίνει η τράπεζα, με τους αριθμούς καρτών και τηλεφώνων κρυμμένους.
• Προμηθευτές και παραστατικά εξόδων: στοιχεία προμηθευτών, τα παραστατικά τους (ποσά, ΦΠΑ, γραμμές ειδών), τα αρχεία τους (PDF ή φωτογραφίες) που ανεβάζετε ή προωθείτε με email, ο αποστολέας και το θέμα του email, και τα στοιχεία που διαβάστηκαν από τα αρχεία.
• Πληρωμές μέσω Stripe, αν συνδέσετε τον λογαριασμό Stripe της επιχείρησής σας: ποσό, προϊόντα, νόμισμα και, όπου υπάρχουν, όνομα, email και ΑΦΜ του πληρωτή.
• Πακέτα κλάδου: προσωπικό (όνομα, email, τηλέφωνο, λήξη άδειας)· ραντεβού (ημερομηνία, ώρα, γιατρός, στοιχεία επικοινωνίας για την υπενθύμιση)· ενοικιάσεις (οδηγός: όνομα, αριθμός και λήξη διπλώματος, τηλέφωνο, αριθμός ταυτότητας, ημερομηνία γέννησης)· αποστολές (όνομα, διεύθυνση και τηλέφωνο παραλήπτη)· πινακίδες οχημάτων.
• Email προς τους πελάτες σας: παραλήπτης, θέμα και κατάσταση αποστολής.
• Έγγραφα προς υπογραφή, αν χρησιμοποιείτε τις Συμβάσεις: τα πρότυπα και τα έγγραφα, τα στοιχεία των υπογραφόντων και το αρχείο της υπογραφής, όπως περιγράφει η ενότητα «Ηλεκτρονικές υπογραφές».

Η εφαρμογή δεν έχει σχεδιαστεί για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9 ΓΚΠΔ), όπως δεδομένα υγείας. Μην καταχωρίζετε ιατρικές πληροφορίες σε σημειώσεις ή ελεύθερα πεδία.

Επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα μόνο για να σας παρέχουμε την υπηρεσία και σύμφωνα με τις οδηγίες σας· δεν τα χρησιμοποιούμε για δικούς μας σκοπούς.

05Σάρωση παραστατικών εξόδων με AI

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί τη σάρωση παραστατικών με AI, τα αρχεία των παραστατικών εξόδων που ανεβάζετε ή προωθείτε με email διαβάζονται από μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης, ώστε να συμπληρωθούν αυτόματα τα στοιχεία τους. Χωρίς ενεργή σάρωση, κανένα αρχείο δεν στέλνεται σε πάροχο AI.

• Πάροχοι: Anthropic (Anthropic Ireland, Limited και Anthropic, PBC· μοντέλα Claude), OpenAI (μοντέλα GPT) ή Google (Gemini API). Για κάθε επιχείρηση χρησιμοποιείται ένας από αυτούς, τον οποίο ορίζει η Kronn. Η πρόσβαση γίνεται μέσω των επαγγελματικών API τους, όχι μέσω των εφαρμογών τους για καταναλωτές.
• Τι στέλνεται: το αρχείο του παραστατικού (έως τις 5 πρώτες σελίδες ενός PDF· μια φωτογραφία σε μειωμένη ανάλυση και χωρίς μεταδεδομένα) και η επωνυμία, ο ΑΦΜ και οι κατηγορίες εξόδων της επιχείρησής σας, ώστε να ελεγχθεί ότι το παραστατικό απευθύνεται σε αυτήν. Κανένα άλλο δεδομένο της εφαρμογής.
• Σκοπός: μόνο η ανάγνωση του παραστατικού και η επιστροφή των στοιχείων του στο Kronn ERP. Το αποτέλεσμα είναι πρόταση που ελέγχει ένας χρήστης. Η μόνη ενέργεια χωρίς έλεγχο είναι η σύνδεση του αρχείου με το παραστατικό του myDATA στο οποίο αντιστοιχεί, όταν ΜΑΡΚ, εκδότης και σύνολο συμφωνούν.
• Διατήρηση: σύμφωνα με τους όρους των API τους, οι πάροχοι δεν χρησιμοποιούν τα δεδομένα για την εκπαίδευση των μοντέλων τους και τα διατηρούν μόνο για περιορισμένο διάστημα, για τον εντοπισμό κατάχρησης, πριν τα διαγράψουν. Το αρχείο και τα στοιχεία που διαβάστηκαν φυλάσσονται στο Kronn ERP όπως κάθε άλλο δεδομένο της επιχείρησής σας.
• Διαβιβάσεις: οι πάροχοι έχουν έδρα στις ΗΠΑ. Η διαβίβαση στηρίζεται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, που περιλαμβάνονται στους όρους επεξεργασίας δεδομένων τους.
• Ρόλοι: για τα αρχεία αυτά η επιχείρησή σας είναι υπεύθυνος επεξεργασίας, η Kronn εκτελών την επεξεργασία και ο πάροχος AI υπεργολάβος επεξεργασίας (άρθρο 28 παρ. 4 ΓΚΠΔ).

Τα παραστατικά εξόδων περιέχουν κυρίως στοιχεία επιχειρήσεων, αλλά μπορεί να περιέχουν και ονόματα φυσικών προσώπων, όπως ατομικών επιχειρήσεων ή υπαλλήλων. Μη στέλνετε για σάρωση έγγραφα με ειδικές κατηγορίες δεδομένων, όπως ιατρικές γνωματεύσεις.

06Ηλεκτρονικές υπογραφές

Όταν ένα έγγραφο υπογράφεται μέσω του Kronn ERP — μια σύμβαση που στέλνει μια επιχείρηση με το πρόσθετο «Συμβάσεις & ηλεκτρονικές υπογραφές», ή η σύμβαση μιας επιχείρησης με την ίδια την Kronn — ο υπογράφων ανοίγει έναν προσωπικό σύνδεσμο από email, επιβεβαιώνει τη διεύθυνσή του με κωδικό 6 ψηφίων, πληκτρολογεί το ονοματεπώνυμό του και σχεδιάζει την υπογραφή του.

• Τι καταγράφεται: ονοματεπώνυμο και email του υπογράφοντος, διεύθυνση IP, συσκευή και πρόγραμμα περιήγησης, ο χρόνος κάθε βήματος (άνοιγμα, αποστολή και επιβεβαίωση κωδικού, προβολή, υπογραφή ή άρνηση), η εικόνα της υπογραφής και το αποτύπωμα (SHA-256) του εγγράφου που προβλήθηκε. Ο σύνδεσμος και ο κωδικός φυλάσσονται μόνο ως hash και ο κωδικός λήγει σύντομα.
• Ρόλοι: για τα έγγραφα που στέλνει μια επιχείρηση, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι εκείνη και η Kronn εκτελών την επεξεργασία· για τις συμβάσεις των πελατών της με την ίδια, υπεύθυνος είναι η Kronn.
• Σφράγιση: το υπογεγραμμένο PDF φέρει ηλεκτρονική σφραγίδα της Kronn (PAdES), χρονοσήμανση και σελίδα ελέγχου με τα στοιχεία της υπογραφής. Η αρχή χρονοσήμανσης λαμβάνει μόνο το αποτύπωμα του εγγράφου, κανένα προσωπικό δεδομένο. Ο υπογράφων και ο αποστολέας λαμβάνουν το σφραγισμένο PDF με email.
• Διατήρηση: το υπογεγραμμένο PDF και το αρχείο της υπογραφής φυλάσσονται κλειδωμένα, ώστε να αποδεικνύεται η υπογραφή. Το κλείδωμα διαρκεί ένα έτος και ανανεώνεται κάθε χρόνο όσο παρέχουμε την Υπηρεσία, έως 10 έτη από την ολοκλήρωση της υπογραφής· όσο διαρκεί, τα έγγραφα δεν μπορούν να αλλοιωθούν ή να διαγραφούν, ούτε από εμάς, γι’ αυτό ένα αίτημα διαγραφής δεν μπορεί να ικανοποιηθεί (άρθρο 17 παρ. 3 ε ΓΚΠΔ). Αν πάψουμε να παρέχουμε την Υπηρεσία, το κλείδωμα δεν ανανεώνεται και τα έγγραφα διαγράφονται μόλις λήξει, το αργότερο ένα έτος μετά την τελευταία ανανέωση. Έγγραφα που δεν υπογράφηκαν ακολουθούν τα υπόλοιπα δεδομένα της επιχείρησης.
• Επαλήθευση: όποιος έχει το PDF μπορεί να ελέγξει ότι δεν έχει αλλοιωθεί στη σελίδα επαλήθευσης της Kronn (erp.kronn.gr/verify)· το αποτύπωμα υπολογίζεται στον browser και το αρχείο δεν ανεβαίνει.

07Λειτουργία επίδειξης

Μετά την εγγραφή η επιχείρησή σας ξεκινά σε λειτουργία επίδειξης. Τα παραστατικά παίρνουν δοκιμαστικό ΜΑΡΚ και δεν στέλνονται στον Πάροχο ή στην ΑΑΔΕ. Τα email που στέλνετε φτάνουν μόνο σε εσάς, με την ένδειξη «[ΔΟΚΙΜΗ]», και τα αυτόματα email δεν στέλνονται. Για την τράπεζα χρησιμοποιείται δοκιμαστική τράπεζα ή εισαγωγή αρχείου.

Όταν ενεργοποιηθεί πακέτο, τα δοκιμαστικά παραστατικά, πληρωμές, εισπράξεις, συνδέσεις τράπεζας και δείγματα διαγράφονται αυτόματα.

08Σε ποιους περνούν τα δεδομένα

Δεν χρησιμοποιούμε εργαλεία στατιστικών (analytics), υπηρεσίες παρακολούθησης σφαλμάτων τρίτων ή διαφημιστικά δίκτυα.

Εξουσιοδοτημένα μέλη της Kronn μπορούν να δουν τον λογαριασμό της επιχείρησής σας με δικαιώματα ιδιοκτήτη μόνο όταν χρειάζεται: για την ενεργοποίηση του πακέτου, για υποστήριξη που ζητήσατε ή για την επίλυση προβλήματος ή ζητήματος ασφάλειας. Αν το ζητήσετε, μπορούν επίσης να επαναφέρουν τη σύνδεση δύο βημάτων ή να δώσουν προσωρινό κωδικό. Δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.

Δεδομένα μπορεί να δοθούν σε δημόσιες αρχές μόνο όταν το απαιτεί ο νόμος.

09Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Η βάση δεδομένων και τα αρχεία βρίσκονται στη Γερμανία και τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας στη Φινλανδία (ΕΕ). Η Synci έχει έδρα στη Νορβηγία (ΕΟΧ) και αποθηκεύει τα δεδομένα στην ΕΕ. Η Cloudflare, η Resend, η Google, η Stripe, η Anthropic και η OpenAI έχουν έδρα ή δραστηριότητα στις ΗΠΑ. Όπου δεδομένα διαβιβάζονται εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση στηρίζεται στις εγγυήσεις του Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ: στην απόφαση επάρκειας για το EU-U.S. Data Privacy Framework, για όσους παρόχους είναι πιστοποιημένοι, ή στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

10Cookies και αποθήκευση στον browser

Η εφαρμογή δεν ορίζει cookies. Χρησιμοποιεί την τοπική αποθήκευση του browser μόνο για όσα χρειάζεται για να λειτουργήσει:

Αυτά είναι απολύτως απαραίτητα για την υπηρεσία που ζητάτε, γι’ αυτό δεν απαιτείται συγκατάθεση (άρθρο 4 παρ. 5 ν. 3471/2006). Αν χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση με Google, η Google μπορεί να χρησιμοποιήσει δικά της cookies σύμφωνα με τη δική της πολιτική. Στη σελίδα πληρωμής φορτώνεται το Stripe.js, που μπορεί να ορίσει δικά του cookies για την ασφάλεια της πληρωμής και την πρόληψη απάτης, σύμφωνα με την πολιτική της Stripe.

11Email που στέλνει η υπηρεσία

Όλα τα email φεύγουν μέσω της Resend. Στους χρήστες στέλνουμε μόνο email λογαριασμού και υπηρεσίας, από διευθύνσεις του support.kronn.gr: επιβεβαίωση email, επαναφορά κωδικού, προσκλήσεις, ειδοποιήσεις ασφαλείας και για τη σύνδεση δύο βημάτων, αγορές, ενεργοποίηση πακέτου και υπενθυμίσεις ανανέωσης.

Για λογαριασμό της επιχείρησής σας στέλνουμε, από το notifications@invoices.kronn.gr, στους πελάτες και συνεργάτες της όσα επιλέγει: παραστατικά, προσφορές, συμβάσεις ενοικίασης, δελτία, καταστάσεις, υπενθυμίσεις ραντεβού, αυτόματες αναφορές και έγγραφα προς υπογραφή με τους κωδικούς επιβεβαίωσης και τα σφραγισμένα αντίγραφά τους. Εμφανίζονται με το όνομα της επιχείρησής σας και οι απαντήσεις πηγαίνουν στο email που έχει ορίσει.

Τα email δεν περιέχουν παρακολούθηση ανοίγματος ή κλικ. Κάθε παραστατικό ανοίγει από υπογεγραμμένο σύνδεσμο που δεν λήγει: όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει το PDF. Οι σύνδεσμοι των αυτόματων αναφορών ισχύουν 90 ημέρες.

12Πόσο κρατάμε τα δεδομένα

• Λογαριασμός και δεδομένα της επιχείρησης: για όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός.
• Μετά τη λήξη της σύμβασης: 90 ημέρες για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας· έπειτα διαγραφή μέσα σε 30 ημέρες. Τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται στον κανονικό κύκλο τους, το αργότερο 13 μήνες μετά τη διαγραφή, και μέχρι τότε δεν χρησιμοποιούνται για άλλο σκοπό.
• Υπογεγραμμένα έγγραφα και το αρχείο της υπογραφής τους: κλειδωμένα για ένα έτος κάθε φορά, με ανανέωση όσο παρέχουμε την Υπηρεσία, έως 10 έτη από την υπογραφή, όπως περιγράφει η ενότητα «Ηλεκτρονικές υπογραφές»· και μετά τη λήξη της σύμβασης.
• Λογαριασμοί επίδειξης χωρίς δραστηριότητα για 12 μήνες: μπορεί να διαγραφούν, αφού σας ειδοποιήσουμε με email 30 ημέρες πριν. Τα δοκιμαστικά δεδομένα διαγράφονται αυτόματα με την ενεργοποίηση πακέτου.
• Σύνδεσμοι: επιβεβαίωση email 7 ημέρες, επαναφορά κωδικού 60 λεπτά και μία χρήση, πρόσκληση 7 ημέρες, αυτόματες αναφορές 90 ημέρες.
• Τα δικά μας παραστατικά προς εσάς για το πακέτο: όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία.
• Τεχνικά αρχεία καταγραφής: για μικρό διάστημα, όσο χρειάζεται για ασφάλεια και διάγνωση σφαλμάτων.

Η υποχρέωση διατήρησης των παραστατικών και των βιβλίων σας βαραίνει την επιχείρησή σας. Πριν κλείσετε τον λογαριασμό, κατεβάστε τα παραστατικά σε PDF, το πακέτο για τον λογιστή και τις αναφορές. Ο Πάροχος διατηρεί τα παραστατικά που διαβίβασε όπως ορίζει το πλαίσιο για τους Παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

13Ασφάλεια

• Η εφαρμογή λειτουργεί μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (HTTPS).
• Οι κωδικοί αποθηκεύονται μόνο ως hash Argon2id και οι κωδικοί ανάκτησης ως hash SHA-256.
• Προαιρετική σύνδεση δύο βημάτων με κωδικό (TOTP) ή κλειδί πρόσβασης (passkey), με κωδικούς ανάκτησης, και ειδοποίηση με email όταν αλλάζει.
• Τα κλειδιά της σύνδεσης δύο βημάτων και τα διαπιστευτήρια των συνδέσεων τράπεζας αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα.
• Το κλειδί της επιχείρησής σας στον Πάροχο δεν αποθηκεύεται στο Kronn ERP· το κρατά ξεχωριστή υπηρεσία διαχείρισης κλειδιών. Δεν ζητάμε και δεν κρατάμε ποτέ τους κωδικούς σας στο TAXISnet.
• Καθημερινά κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας σε χωριστό κέντρο δεδομένων, προστατευμένα από διαγραφή ή αλλοίωση για τουλάχιστον 30 ημέρες.
• Για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, το κλειδί της σφραγίδας το κρατά ξεχωριστή εσωτερική υπηρεσία, που υπογράφει μόνο αποτυπώματα εγγράφων.
• Τα PDF των παραστατικών βρίσκονται σε ιδιωτικό αποθηκευτικό χώρο και ανοίγουν μόνο με υπογεγραμμένο σύνδεσμο.
• Όρια στον αριθμό αιτημάτων ανά χρήστη και ανά διεύθυνση IP, αυστηρότερα για τη σύνδεση, την εγγραφή, την επαναφορά κωδικού, τους κωδικούς μίας χρήσης και την αποστολή email.
• Ρόλοι ιδιοκτήτη, λογιστή και υπαλλήλου, με δικαιώματα που ορίζει ο ιδιοκτήτης.

Αν συμβεί παραβίαση δεδομένων, ενημερώνουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων και εσάς όπως ορίζουν τα άρθρα 33 και 34 ΓΚΠΔ. Για τα δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό της επιχείρησής σας, ενημερώνουμε την επιχείρηση όπως ορίζουν οι Όροι.

14Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης (άρθρα 15–21 ΓΚΠΔ). Τα περισσότερα στοιχεία τα διορθώνετε μόνοι σας από τις Ρυθμίσεις. Για τα υπόλοιπα, για εξαγωγή όλων των δεδομένων σας ή για διαγραφή λογαριασμού, γράψτε στο hello@kronn.gr από το email του λογαριασμού σας· απαντάμε μέσα σε έναν μήνα. Τη διαγραφή του λογαριασμού μιας επιχείρησης τη ζητά ο ιδιοκτήτης του.

Η διαγραφή δεν καλύπτει όσα οφείλουμε να κρατήσουμε από τον νόμο. Τα παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ δεν διαγράφονται από το myDATA.

Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr).

15Ανήλικοι και αλλαγές

Το Kronn ERP απευθύνεται σε επιχειρήσεις και επαγγελματίες, όχι σε ανηλίκους.

Όταν αλλάζουμε την πολιτική, δημοσιεύουμε εδώ τη νέα έκδοση με νέα ημερομηνία. Για ουσιώδεις αλλαγές ή για νέους υπεργολάβους επεξεργασίας σας ενημερώνουμε με email τουλάχιστον 15 ημέρες πριν.